Reingeniería de procesos
El comienzo es un interrogante: Si tuviéramos que volver a
crear la empresa desde cero, teniendo en cuenta lo que ya sé y la tecnología
disponible ¿Cómo sería mi nueva empresa?
En este punto es vital:
•Destacar el análisis, el diseño de los flujos de trabajo y
procesos dentro y entre organizaciones.
•Reconsideración, reestructuración y racionalización de las
estructuras de negocios, procesos, métodos de trabajo, gestión de sistemas y
relaciones externas a través de las cuales se crea y se distribuyen valores.
Definiendo Reingeniería de Procesos: Es la revisión
fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras
espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como
costos, calidad, servicio, rapidez.
Analicemos los 4 conceptos fundamentales de la definición
(FUNDAMENTAL, RADICAL, ESPECTACULARES, PROCESOS)
- CONCEPTO FUNDAMENTAL: Porque se hacen preguntas básicas
como: ¿Por qué hacemos las cosas de esta manera?, ¿No ay una forma mejor de
hacerlas? Esto para una revisión de las normas preestablecidas y para
determinar qué es lo que se debe hacer en la empresa y posteriormente cómo es
que debe hacerse. En este punto no se puede caer en el error de centrarse
exclusivamente en el cómo hacer las cosas sin considerar el dejar lo que se
está haciendo y empezar a realizar
actividades completamente nuevas.
- CONCEPTO RADICAL: EL rediseño ha de ser radical,
puesto que debe llegar a la raíz de las cosas. No se trata de hacer cambios
superficiales o de tratar de arreglar lo que ya está instalado, se trata de abandonar lo viejo al descartar
todas las estructuras y procedimientos existentes para llegar a maneras
absolutamente distintas de realizar el trabajo. Estamos entonces ante un
proceso de reivindicación completa del negocio y no ante un intento de
mejorarlo o modificarlo ligeramente.
- CONCEPTO DE ESPECTACULAR: Claramente no es
incremental ni marginal que son conceptos propios de procesos de mejora o
modificación leve. Es espectacular
porque implica una ordenación específica de actividades a lo largo del tiempo y
el espacio con un principio y un fin y con varias entradas y salidas.
- CONCEPTO DE PROCESOS. Hasta la aparición del
concepto de Reingeniería de Procesos, la cultura y los modos de la mayor parte
de las empresas, especialmente a medida que el tamaño de la compañía aumentaba,
estaba centrada en tareas, oficios, cargos, responsables, estructuras
organizativas, pero nunca en los procesos. Denominamos proceso al conjunto de
actividades que recibe uno o más insumos y crea un producto de valor para el
cliente. Este concepto implica que dentro de cada proceso confluyen una o
varias tareas. Dichas tareas individuales dentro de cada proceso son
importantes, pero ninguna de ellas tiene importancia para el cliente si el
proceso global no funciona. Por tanto las compañías deben mentalizarse de que
la importancia de las tareas, objeto de estudio en la mayor parte de las
empresas, se encuentra condicionada por la visión de conjunto que implica el
proceso. Otra definición equivalente de proceso de negocio es la del profesor
Michael Kutschker, una ordenación específica de actividades, a lo largo del
tiempo y el espacio, con un principio y un fin y con unas entradas y
salidas". Tres tipos de compañías que inician Reingeniería. Según Hammer y Champy, existen tres tipos
de compañía que emprenden la BPR.
- En primer lugar se encuentran las empresas
con graves problemas de subsistencia, aquellas en situaciones desesperadas
donde peligra la continuidad de la actividad económica.
- En segundo lugar, aparecen las empresas que
todavía no están dificultades pero cuyos sistemas administrativos permiten
anticiparse a posibles crisis, de forma que se detectan con anticipación la
aparición de problemas.
- Por último, el tercer tipo de empresas que
deciden sumergirse en la BPR lo constituyen aquellas que se encuentran en
óptimas condiciones. No presentan dificultades visibles ni ahora ni en el
horizonte, lo cual no es contradictorio con el hecho de que su administración
tenga aspiraciones y capacidad para llegar todavía más alto.
Como resumen de esta clasificación de las
empresas Hammer y Champy resaltan que una buena forma de distinguir los
principales rasgos de cada uno de los tres tipos de compañías, en función de
cómo afrontan la Reingeniería de Procesos es la siguiente: las de la primera
categoría son aquellas que se encuentran en situación desesperada, han chocado
con una muralla y están heridas en el suelo. Las de la segunda categoría siguen
corriendo a alta velocidad pero la luz de sus faros les permite ver un
obstáculo que se les viene encima de manera inminente. Aún están a tiempo de
distinguir qué tipo de obstáculo se interpone en su camino y así tratar de
esquivarlo a tiempo. Por último las compañías de la tercera categoría salieron a
pasear una tarde clara y despejada, sin ningún obstáculo a la vista y
decidieron que hacía un día perfecto para levantar una muralla que impidiera el
paso a los demás que intentasen seguir sus pasos.
Los 13 Conceptos Fundamentales de la Reingeniería
1. Consiste en empezar de cero, en una hoja en blanco.
Se considera que prácticamente todo lo que hacíamos antes
como personas, empresas, instituciones o gobierno parecería estar mal hecho,
considerando los resultados obtenidos.
2. Consiste en cambios radicales, brutales, espectaculares.
La reingeniería es enemiga de los cambios graduales,
moderados e intrascendentes. Se habla de cambios de 100%, no de cambios
incrementales de 20 o 30%.
3. Está enfocada a procesos.
No a departamentos o áreas, trabajos, personas o
estructuras. Los viejos principios de la administración que fragmentaban el
trabajo en varias unidades ya no funcionan, ahora hay nuevos principios. Se
define un proceso como una colección de actividades que reciben una o más
entradas y generan una salida que es de valor para el cliente.
4. Tiene una visión holística.
Observa todos los procesos desde una perspectiva integral.
Ve el todo y no las partes. Tiene una perspectiva global.
5. La división del trabajo ya no funciona.
La división de tareas que fue clave para la revolución
industrial (pensamiento lineal) ya es obsoleta. Hoy día ya no procede trabajar
en serie, sino en forma integrada y dinámica. Tenemos que reintegrar los
procesos. Los actores de la reingeniería deben ser capaces de desempeñar más de
un rol.
6. Es enemiga de la especialización. Es multiespecialización
(generalista).
La reingeniería es anti-especialización. La especialidad
tiene virtudes pero su defecto es la pérdida de flexibilidad. En reingeniería
lo que más requieres es flexibilidad.
7. Se apoya en el principio de la incertidumbre (Teoría del
Caos).
En reingeniería todo es "pulso y vista". Pura
intuición pero no ciega. Parte del supuesto de que el determinismo no existe y
por lo tanto no existe nada establecido ni predeterminado. Hay que aprender a
administrar o manejar la incertidumbre. Hay que tener una tolerancia a la
vaguedad, ya que no hay guías ni precisión. Es construir un puente al vacio sin
conocer la otra orilla.
8. Su herramienta principal es la destrucción creativa.
Lo anterior ya no funciona y por lo tanto hay que
destruirlo, pero de una manera creativa, construyendo los nuevos procesos. Se
basa en el principio de que en un espacio sólo cabe un edificio, para construir
lo nuevo tiene que hacerse sobre las ruinas o cenizas de lo viejo. Tienes que
destruir tu empresa ó tu viejo "yo" ó tu organización para hacer una
nueva de cero, pero esta destrucción tiene que hacerse de manera sistemática en
base a los principios de la transformación organizacional.
9. No hay un "modelo de reingeniería". No hay un
plan preestablecido.
El modelo es que no hay modelo. Cada quien tiene que hacer
su propio proyecto de reingeniería. En el momento que rompas con lo anterior te
quedas en el aire, por eso debes tener una tolerancia a la ambigüedad hasta que
recompongas los procesos. Sin embargo, debes tener conciencia de que para
realizar reingeniería necesitarías asesoría o consultoría externa. Tú sólo
podrás avanzar en la mitad de la reingeniería, la otra mitad deberá contar con
supervisión externa, porque de lo contrario existe el riesgo de caer en la
autocomplacencia, en el autoengaño. Sólo una auditoría externa evitará que
sigas haciendo lo mismo de antes con un nombre nuevo. No cualquier cambio es
reingeniería, sólo un cambio que cumpla y respete todos los conceptos y su
metodología.
10. Lo más importante es un cambio de mentalidad o de
enfoque. Metanoia.
No debemos pensar en tareas aisladas, sino en procesos
integrados. Si sigues viendo el mundo como era antes. Si piensas que no hay
nada nuevo bajo el sol y que no debes cambiar tus actitudes, tus
comportamientos, tu forma de trabajar o si no estás dispuesto a enfrentar la
incertidumbre o la vaguedad, entonces la reingeniería no es para ti. El día que
cambies de mentalidad, el día que tengas un cambio cultural, una Metanoia, ese
día podrás hacer reingeniería. Un concepto fundamental es que no podrás hacer
la reingeniería de una empresa o de un organismo o de una institución
cualquiera si primero no haces una reingeniería de ti mismo. Si no cambias de
mentalidad no estás listo para entrar al futuro.
11. En un primer momento debe realizarse de arriba hacia
abajo.
Debe ser iniciado por el líder de la organización
("líder transformacional"), porque si no hay voluntad y decisión, si
no se canaliza poder y recursos, no prosperará.
12. En un segundo momento, la reingeniería requiere un
impulso en sentido inverso, de abajo hacia arriba.
Si no involucra a todos los miembros de la organización
fracasará, porque estos lo boicotearán, lo sabotearán o lo harán más lento. El
involucramiento debe hacerse por convencimiento o por "amor a la camiseta".
13. Si uno no está convencido es mejor no hacer
reingeniería.
Los resultados pueden ser desastrosos, ya que se
desmantelaría lo que funcionaba en el pasado y no se acabaría de instalar los
nuevos procesos. Nos quedaríamos en el peor de ambos mundos: todo lo malo del
pasado sin lo bueno del futuro.
Si estás convencido de las bondades de la reingeniería, de
sus conceptos y de su metodología, no esperes más, ponla en práctica cuanto
antes. El mundo ya cambió, ahora falta que cambies tú o tu empresa o tu
organización.
Las principales empresas del mundo ya hicieron o están
haciendo reingeniería, para pasar de la era de la industrialización a la nueva
era de la información-comunicación. El mundo no detendrá su marcha como no se
detuvo en el salto del feudalismo al capitalismo. En 20 o 30 años todas las
empresas que sobrevivan habrán hecho reingeniería o se fundarán en base a sus
principios. ¡Adelántate al cambio, antes que el cambio te cambie a ti o te deje
obsoleto!.
Fuentehttp://www.bpmconsultantsgroup.com/Que-es-la-Reingenieria-Empresarial.html
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